Maximización del valor del conocimiento de la empresa
El caos de contenido se produce cuando los documentos se guardan en varios lugares, como notebook, memorias USB, correos electrónicos y unidades de red, y en diversos sitios para compartir ficheros. Estos silos de contenido afectan seriamente a la productividad empresarial y aumentan los riesgos de seguridad.
La implementación de una solución de gestión de documentos coloca bajo control el contenido de la empresa. Los archivos importantes, como contratos legales, activos de marketing y documentos de ingeniería, se encuentran, comparten y mantienen seguros con facilidad. Se maximiza el valor del contenido integrándolo en los procesos empresariales centrales. La información llega a la persona adecuada, en el momento oportuno, y en la aplicación y dispositivos que usan las personas para hacer sus trabajos.
Las Url’s son:
- http://www.ticbeat.com/tecnologias/10-razones-implantar-gestion-documental-empresa/ (las razones de porque implementar un sistema de este tipo es lo destacable)
- http://www.1000ideasdenegocios.com/2012/09/la-importancia-de-la-gestion-documental.html (está redactado en forma sencilla y entendible, tal vez algún párrafo te sirva)
- http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental ( en esta pagina lo importante está a partir de «La importancia de un sistema de gestión documental»a mitad del articulo).
http://www.filedoc.eu/es/conceptos-basicos
Gestión integrada de documentos y procesos
La gestión documental es un proceso esencial para el correcto desempeño de una empresa y buen reflejo de su organización interna. La existencia de grandes volúmenes de información, tanto interna como externa facilita la pérdida de documentos, aumenta la dificultad para acceder rápidamente a la información y a su ubicación física y dificulta el control de los flujos de información.
La gestión de documentos y workflow es un proceso que permite a las empresas gestionar toda la información no estructurada (documentos), factor decisivo para su negocio, poniendo en práctica los siguientes conceptos:
- Desmaterialización – digitalización de documentos en papel, documentos electrónicos que se ordenan y se muestran de acuerdo con un criterio dado.
- Estandarización – de todo tipo de documentos de la empresa, métodos de clasificación y de entidades y estandarización de procesos, usando siempre los mismos procedimientos.
- Indexación – catalogación y clasificación de documentos electrónicos. Esta fase es equivalente al proceso de archivo físico, sirviéndose de las ventajas de los sistemas de información y garantizando una gestión integrada de los archivos físicos y electrónicos.
- Workflow – definición de los diferentes estados por los cuales pasa un documento, incluida la publicación, aprobación, distribución y circulación o el archivo, que permite el control del flujo de circulación de los documentos.
- Búsqueda – implementación de un motor de búsqueda capaz de buscar cualquier documento a través de su contenido o de sus atributos, lo que permite encontrarlos y entregarlos de inmediato, cuando sea necesario y en cualquier lugar.
- Coste reducido – la reducción de costes proviene de una mayor productividad en la búsqueda, reenvío y gestión de documentos, reduciendo el coste de las copias y la necesidad de espacio de archivos.
